Precios de contrato y equivalencias por cliente
Dos cosas distinguen una cotización correcta de una que hay que rehacer: cobrar el precio que se pactó con ese cliente, y ofrecer solo las sustituciones que ese cliente aceptó. Las dos se pierden cuando viven en la cabeza del vendedor que hizo el convenio.
El precio de lista casi nunca es el precio
Un distribuidor sostiene al mismo tiempo el precio de catálogo, un convenio anual con el cliente grande, una promoción por volumen y el precio que alguien concedió por teléfono. Cuando el descuento vive en un correo o en una hoja aparte, ocurren dos cosas: se cotiza de más y el cliente reclama, o se cotiza de menos y el margen desaparece sin que nadie lo note.
La regla que ordena esto es simple: si el cliente tiene una lista de contrato vigente, ese precio se aplica antes que el de catálogo, y la cotización debe decir cuál de los dos usó. Un precio sin origen declarado es un precio que nadie puede defender frente al cliente.
Cómo activar una lista de contrato sin romper lo que ya salió
- Entra como borrador. La lista se importa y se revisa antes de aplicarse a nada.
- Se activa con motivo y evidencia. Qué convenio la respalda y quién lo autorizó; un descuento sin respaldo es un hallazgo de auditoría esperando a ocurrir.
- Sustituye a la anterior, no la borra. Las cotizaciones emitidas conservan la lista con la que se calcularon.
- El reviewer puede volver al catálogo. Cuando el convenio no cubre una partida, cotizar a precio de lista debe ser una acción explícita y registrada, no un silencio.
Equivalencias: la diferencia entre sugerir y sustituir
Que un rodamiento de otra marca cumpla la misma especificación es un juicio técnico. Que ese cliente acepte recibirlo es un acuerdo comercial. Confundir los dos es la forma más rápida de entregar algo que el comprador va a rechazar.
Por eso una equivalencia debería tener un ciclo propio:
- Se propone con la clave que pidió el cliente y la que se entregaría.
- El cliente la aprueba, y queda registrado quién y cuándo.
- Se aplica solo entonces, y únicamente para ese cliente.
- Se declara en la cotización: «solicitado X, se cotiza Y, aprobado por Compras». El comprador no debería enterarse al recibir la mercancía.
- Se puede retirar cuando el acuerdo cambia, sin alterar lo ya cotizado.
Una sugerencia no es una autorización. Un sistema puede proponer que dos claves parecen el mismo producto. Eso es una hipótesis para que alguien la revise, no una sustitución. En Cotalis una equivalencia solo resuelve una partida después de que fue aprobada para ese cliente, y la cotización y la exportación la declaran siempre.
Lo que se gana al tenerlo escrito
El beneficio inmediato es que deja de depender de quién esté disponible. El vendedor que no negoció el convenio cotiza igual de bien que el que lo negoció, y la persona que cubre unas vacaciones no rompe un acuerdo por no saber que existía.
El beneficio que aparece después es la trazabilidad. Cuando el cliente pregunta por qué el precio cambió respecto a la compra anterior, la respuesta está en la cotización: qué lista se aplicó, desde cuándo y con qué respaldo.
Qué hace Cotalis
- Lista de precios de contrato por cliente, importada como borrador y activada con motivo y evidencia.
- El precio de contrato se aplica antes que el de catálogo, y la cotización indica la base usada.
- Opción explícita y registrada de cotizar a precio de catálogo cuando el convenio no aplica.
- Equivalencias técnicas que se proponen, se aprueban por cliente y se pueden retirar.
- La sustitución aceptada se declara en la solicitud, en la exportación y en la cotización.
- Precio vencido señalado para revisión en lugar de aplicarse en silencio.
Siguientes pasos
Para organizar las listas de las que salen esos precios, revisa la gestión de catálogos de proveedores. Para la entrada de solicitudes, mira Excel y PDF y documentos escaneados.