Gestión de catálogos de proveedores para cotizar
Un distribuidor cotiza contra varias listas a la vez, y esas listas cambian. El problema no es guardarlas, es saber cuál estaba vigente cuando se cotizó y poder demostrarlo meses después. Esta guía trata cómo organizar catálogos para que una actualización no reescriba el pasado.
El error caro: actualizar el catálogo y mover cotizaciones ya enviadas
Si el catálogo es una tabla que se sobrescribe, cada importación cambia el precio de todo lo que apunte a ella, incluidas las cotizaciones emitidas la semana pasada. Cuando el cliente reclama el precio que le diste, ya no existe registro de cuál era.
La alternativa es tratar cada importación como una versión: la lista entra, se revisa, se activa, y las solicitudes creadas mientras estaba activa la conservan aunque después entre otra. Actualizar deja de ser una operación riesgosa y pasa a ser rutina.
Qué debe guardar una versión de catálogo
- Su origen. De qué proveedor viene y con qué archivo se creó.
- Su vigencia. Hasta cuándo aplican esos precios; un precio vencido debe señalarse al cotizar, no usarse en silencio.
- Su estado. Borrador mientras se revisa, activa cuando se usa, retirada cuando la reemplaza otra.
- Quién la activó y por qué. La pregunta «¿quién autorizó este precio?» debe tener respuesta.
Varios proveedores, una sola solicitud
Es normal que una solicitud se cotice contra un catálogo principal y que algunas partidas solo existan en otro. Dos reglas evitan que eso se vuelva un desorden:
- Cada solicitud declara con qué catálogo se evaluó. No se mezcla por defecto; la mezcla es una decisión explícita.
- Las coincidencias de otros catálogos se ofrecen, no se aplican. Si una partida no aparece en el catálogo elegido pero sí existe, exacta, en otro activo, se muestra como opción para que el vendedor decida.
Alias: el mismo producto con el nombre del cliente
Los compradores no usan tu clave. Usan la suya, la del fabricante, la de la marca que compraban antes o una descripción libre. Mantener una tabla de alias aprobados convierte ese ruido en coincidencias, siempre que se respeten dos límites:
- Un alias es una equivalencia de nombre, no una sustitución de producto. Cambiar un rodamiento por otro es una decisión comercial distinta; se trata en equivalencias técnicas.
- Un alias se aprueba una vez y queda registrado. Un alias inventado al vuelo por un sistema es una fuente de errores que nadie audita.
Cuando el cliente siempre manda el mismo formato
Buena parte del trabajo de cotización se repite porque el mismo cliente envía el mismo tipo de documento cada semana. Ese caso se resuelve una sola vez: se define qué columna es cada campo, se valida con ejemplos reales del cliente y, a partir de ahí, sus documentos se leen automáticamente sin IA y sin intervención.
Conviene exigirle a esa definición tres cosas: que se valide contra ejemplos antes de activarse, que quede versionada como el catálogo, y que vuelva a validarse si cambia el motor de extracción. Un formato que funcionó hace seis meses no es prueba de que siga funcionando.
Un archivo no es un catálogo. Importar una hoja de cálculo es el primer paso; lo que la vuelve utilizable es que tenga claves consistentes, unidades declaradas y una vigencia. Cotalis conserva el archivo original del proveedor detrás de la versión importada, de modo que siempre se pueda cotejar lo que se cargó contra lo que se recibió.
Qué hace Cotalis con tus catálogos
- Varios catálogos por organización, cada uno con su fuente y su historial de versiones.
- Una versión activa a la vez por catálogo; las solicitudes conservan la que usaron.
- Vigencia por partida, con aviso cuando el precio quedó fuera de fecha.
- Alias aprobados para resolver las claves con las que escribe el cliente.
- Coincidencias exactas de otros catálogos activos ofrecidas como opción en las partidas sin resolver.
- Formatos de documento por cliente, validados con ejemplos y aplicados sin IA.
Siguientes pasos
Para el precio pactado con un cliente concreto, sigue con precios de contrato y equivalencias. Para la entrada de las solicitudes, revisa Excel y PDF o documentos escaneados.