Cotizar desde documentos escaneados y fotos
Una parte de las solicitudes no llega como archivo de datos sino como imagen: el pliego escaneado, el fax reenviado, la foto que el comprador tomó a una requisición firmada. Esta guía explica qué se puede leer de forma confiable, qué no, y cómo saber la diferencia antes de cotizar.
El reconocimiento de texto no es lectura
Un motor de OCR convierte manchas de tinta en caracteres y, para cada palabra, reporta con cuánta confianza lo hizo. Esa confianza es el dato más útil de todo el proceso y el que casi siempre se descarta. Un 10 leído al 95 % y un 1O leído al 38 % se ven idénticos en un cuadro de texto, pero solo uno merece confianza.
Las confusiones habituales en documentos industriales son predecibles: cero contra O, uno contra l, ocho contra B, y la coma contra el punto en una cifra. En una descripción, un error así se nota y se corrige. En una columna de cantidad, pasa desapercibido hasta que llega el pedido.
Lo que arruina un escaneo, en orden de frecuencia
- Inclinación. Unos pocos grados bastan para que las filas de una tabla se crucen entre sí.
- Rejillas impresas. Las líneas del cuadro se leen como caracteres y parten los números.
- Contraste bajo. Fotocopias de fotocopias, donde los dígitos finos desaparecen.
- Orientación. Páginas giradas 90 o 180 grados por el escáner.
- Compresión. Fotos de teléfono reenviadas por mensajería, que llegan con artefactos donde antes había cifras.
Las cuatro primeras se corrigen razonablemente bien antes de reconocer el texto: enderezar la página, quitar las líneas de la rejilla, normalizar el contraste y detectar el giro por la dirección de los glifos. La quinta a veces no tiene arreglo, y lo honesto es decirlo en lugar de entregar un número inventado.
Releer una celda en vez de releer la página
Cuando una cantidad se leyó con poca confianza, no hace falta volver a procesar el documento entero. Basta recortar esa celda de la imagen y reconocerla otra vez con ajustes distintos: como línea suelta, como palabra suelta y con un vocabulario limitado a dígitos. Si las tres lecturas coinciden, esa coincidencia es evidencia razonable. Si no coinciden, la duda es real y debe mostrarse.
Esa distinción importa: coincidencia no es lo mismo que certeza, pero es mucho mejor que una sola lectura sin contraste. Y una celda que ninguna pasada logra resolver es exactamente la que un humano debe mirar, con el recorte de la imagen a la vista.
Dónde entra la IA, y dónde no. Un modelo puede ayudar a elegir entre las lecturas que el OCR ya produjo, o a describir cómo está armado un cuadro que las reglas no reconocen. Lo que no debe hacer es proponer una cifra que no salió de la imagen. En Cotalis el modelo solo puede elegir un índice de la lista de lecturas o abstenerse, y la elección sigue siendo una sugerencia que una persona aplica.
Cuándo conviene no insistir
Hay documentos que no vale la pena automatizar. Si en una página hay decenas de celdas ilegibles, releerlas una por una cuesta más que transcribir el cuadro. Un buen sistema debería decirlo en vez de entregar una tabla llena de huecos y dejar que el vendedor descubra el problema al final.
Lo mismo aplica a la escritura a mano y a los cuadros muy densos de licitaciones largas: hoy son casos de revisión manual, y tratarlos como resueltos es donde se pierde la confianza en la herramienta.
Qué hace Cotalis con un escaneo
- Reconoce el texto en el propio servidor, en español e inglés, sin enviar la imagen a un tercero.
- Endereza, normaliza el contraste, quita la rejilla y detecta el giro antes de leer.
- Procesa documentos largos por lotes de páginas, de forma que un pliego de cientos de páginas no se pierda por un tiempo de espera.
- Guarda la confianza con la que leyó cada palabra y avisa cuando una cantidad o un código quedaron por debajo del umbral.
- Relee esas celdas en tres pasadas y muestra las lecturas obtenidas en lugar de elegir por ti.
- Marca la página que no pudo leer, en vez de devolverla como si estuviera vacía.
Siguientes pasos
Si además del escaneo recibes archivos de datos, revisa cómo cotizar desde Excel y PDF. Si el precio depende de un convenio con el cliente, mira precios de contrato y equivalencias.