Cómo cotizar desde solicitudes en Excel y PDF
Un distribuidor industrial rara vez recibe la solicitud en el formato que le conviene. Llega el Excel que armó el comprador, el PDF que exportó su ERP o la tabla pegada en el cuerpo del correo. Esta guía explica qué falla al pasar esas partidas a una cotización y cómo evitar capturarlas de nuevo.
El problema no es leer el archivo, es saber qué columna es la cantidad
Abrir un Excel es trivial. Decidir cuál de sus columnas numéricas contiene lo que el cliente pide, y cuál contiene una medida, un precio de referencia o un número de renglón, es lo que consume el tiempo de un vendedor. En un cuadro de pedido conviven con frecuencia:
- El número de renglón. Una columna 1, 2, 3 que un lector automático confunde con la cantidad si solo busca el primer número de la fila.
- La medida del producto. «Tubo de 6 m», «Rodamiento 6205», «Cable 12 AWG». Son parte de la descripción, no de la orden.
- El tamaño del empaque. «Oxígeno 11.5 KG» con cantidad 10 significa diez cilindros, no once kilos y medio.
- Varias cantidades a la vez. Cantidad solicitada, cantidad por almacén y total. Solo una de ellas es la que se cotiza.
Cada una de esas confusiones produce una cotización equivocada que alguien tendrá que corregir después, normalmente cuando ya salió al cliente.
Qué revisar en un Excel antes de cotizar
- Encabezados reales, no supuestos. «Cantidad», «Cant.», «Piezas», «Qty» y «Total Qty» conviven entre clientes. Fija cuál usa cada uno en lugar de adivinar por posición.
- Separadores.
1.000es mil en México y uno con tres decimales en otros formatos. Si el documento no lo aclara, la cifra debe quedar marcada para revisión, no reinterpretada en silencio. - Fórmulas. Un valor calculado puede venir con un resultado en caché desviado del original. Es más seguro rechazar el archivo y pedir los valores que confiar en la caché.
- Celdas combinadas y filas de continuación. Una descripción partida en dos renglones no son dos partidas.
- Unidades vacías. Si el cliente no escribió la unidad de pedido, inventarla es peor que dejarla en blanco y preguntar.
El PDF agrega un problema más: la posición
Un PDF no tiene columnas, tiene texto colocado en coordenadas. Cuando se extrae el texto de una tabla, lo que queda es una línea con espacios donde antes había una rejilla. Ahí es donde se pierde la relación entre un valor y su encabezado: un 2 alineado a la derecha bajo «Cantidad» puede terminar asignado a la columna vecina.
Por eso conviene conservar la posición horizontal de cada encabezado y asignar cada valor a la columna cuyo rótulo ocupa ese espacio. Una columna que no interesa, por ejemplo un almacén intermedio, debe descartar su valor en vez de cedérselo al campo más cercano. Esa sola regla evita que el total de una fila acabe registrado como unidad de medida.
La trazabilidad vale más que la automatización
La pregunta que importa cuando una cotización sale mal no es «¿el sistema lo leyó?», sino «¿de dónde salió este número?». Cada partida debería poder señalar la página y la línea del documento original de la que proviene. Con esa referencia, cotejar una cantidad dudosa toma segundos; sin ella, hay que volver a leer el documento completo.
En Cotalis ese localizador viaja con la partida hasta la cotización y queda registrado en la solicitud creada, junto con quién confirmó y qué corrigió antes de confirmar.
Qué hace Cotalis con un Excel o un PDF
- Lee el archivo tal como llega, por correo o cargado a mano, y conserva el original íntegro con su hash.
- Toma los valores de las columnas explícitas de un CSV o un Excel sin reinterpretarlos; lo que el archivo dice es lo que queda.
- En un PDF asigna cada celda a su encabezado por posición y deja fuera las columnas que no correspondan a la orden.
- Marca para revisión lo ambiguo: cantidad ausente, separador dudoso, unidad no indicada, línea que redondea a cero.
- Enlaza cada partida a la línea exacta del documento, y la conserva en la solicitud una vez confirmada.
Lo que no hace. No adivina una cantidad que no está escrita, no convierte unidades por su cuenta y no envía una cotización sin que alguien la apruebe. Una partida que no se pudo leer con claridad se presenta en blanco y señalada, porque una duda visible cuesta menos que un número plausible y equivocado.
Siguientes pasos
Si tus solicitudes llegan escaneadas o fotografiadas, el problema cambia: lee cómo cotizar desde documentos escaneados. Si el mismo cliente manda siempre el mismo formato, conviene fijarlo una vez en la gestión de catálogos y formatos.